Die Planung eines Seminars ist umfangreich, arbeitsintensiv und zeitaufwendig. Schnell hat man irgendeine Kleinigkeit vergessen. Damit auch AnfängerInnen die Herausforderung problemlos meistern können finden Sie nachfolgend einige Anregungen dazu.
Zum perfekten Seminar in 10 Schritten!
- Thema auswählen Die Organisation eines Seminars startet mit der Festlegung des Seminarthemas. Worum soll es gehen?
- Zielgruppe definieren Wer soll an dem Seminar teilnehmen? Diese Frage sollte möglichst frühzeitig geklärt werden, weil davon vieles weitere wie die Auswahl der/s Seminarleiterin/s oder auch der Räumlichkeiten abhängt.
- SeminarleiterIn aussuchen Den ein oder anderen kennt man sicher bereits über sein eigenes Netzwerk oder kann entsprechende Kontakte erfragen. Ansonsten empfiehlt sich die Recherche im Internet (Wer hat zu dem Thema etwas veröffentlicht oder vielleicht sogar eine eigene Website?) oder die Nutzung von Trainerdatenbanken.
- Datum festlegen Was das betrifft ist es wichtig sowohl die Sommerferien des eigenen Bundeslandes als auch die Feiertage sowie branchenübliche Fixtermine wie beispielsweise Messen im Blick zu behalten.
- Veranstaltungsort finden Im Hinblick darauf ist eine gute Erreichbarkeit nicht nur mit dem eigenen Auto sondern auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln entscheidend. Vor Ort ist dann insbesondere auf eine passende Größe für die Gruppe der anvisierten TeilnehmerInnen sowie die notwendige, technische Ausstattung zu achten.
- Einladungen verschicken Diesbezüglich sollte man lieber von einem etwas längeren zeitlichen Vorlauf (2 bis 3 Monate) ausgehen und auch auf eine angemessene, nicht zu knapp angesetzte, Frist für die Rückantwort achten als zu kurzfristig zu planen.
- Anmeldungen bearbeiten Rechtzeitig vor Seminarbeginn sollten die eingegangenen Anmeldungen bestätigt und eine Teilnehmerliste erstellt worden sein.
- Catering organisieren Abhängig von der Länge der geplanten Veranstaltung sollten zumindest Getränke wie Wasser, Kaffee und Tee sowie einige Snacks (Kekse, Obst) zur Verfügung stehen. Dafür muss zunächst die Frage geklärt werden, ob es ein hauseigenes Catering gibt und dieses gebucht werden kann oder sogar muss.
- Give Aways bestellen Ein Seminar ist immer auch eine gute Möglichkeit für sich zu werben. Deshalb sollte frühzeitig kontrolliert werden, ob Namensschilder, Blöcke, Kugelschreiber und Süßigkeiten noch ausreichend vorhanden sind.
- Ankommen erleichtern Zu Seminarbeginn sollte der Raum selbstverständlich aufgeräumt sein. Bei der Gelegenheit empfiehlt es sich, sich mit der Technik vertraut zu machen und zu kontrollieren ob diese voll funktionsfähig ist. Gerade für ortsfremde TeilnehmerInnen ist auch eine gute Beschriftung der Räumlichkeiten sinnvoll. Neben Namensschildern auf den Plätzen sowie eventuell weiteren zum Anstecken ist auch ein Advanced Organizer für die erste Orientierung und das Kennenlernen hilfreich.
Und zum Schluss noch ein Tipp: Notieren Sie sich unbedingt die wichtigsten Telefonnummern von den AnsprechpartnerInnen (Catering, Haustechnik, Reinigungsservice) vor Ort und haben Sie diese griffbereit.