Ein Seminar vorzubereiten ist sehr viel Arbeit. Umso wichtiger ist es frühzeitig mit der Organisation und Planung anzufangen.
So früh wie möglich:
- Seminarräume müssen oft (sechs) Monate im Voraus gebucht werden.
- Auch Referenten sollten frühzeitig angefragt werden.
- Mindestens zwei Monate vorher gilt es die Werbung für das Seminar zu organisieren und ggf. die Einladungen zu verschicken.
Vier Wochen vor Seminarbeginn:
- kurze Teambesprechung (Zuständigkeiten klären, Aufgaben verteilen)
- Detaillierte Absprachen bzgl. Ausstattung, Catering usw. mit dem Seminarraum-Anbieter treffen.
- Material sammeln und Beginn der inhaltlichen Vorbereitung.
Zwei Wochen vor Seminarbeginn:
- TeilnehmerInnen-Liste erstellen (Anmeldefrist, Zulässigkeit von Nachmeldungen)
- Teambesprechung (Wie soll das Seminar konkret ablaufen?)
- Seminarunterlagen zusammenstellen und die Vervielfältigung (Kopien, Druck) organisieren.
- Schreibblöcke, Stifte und Namensschilder bestellen.
Tag vorher:
- Teambesprechung (“Generalprobe”)
- Kontrolle der Seminarunterlagen
- Ist das angeforderte und benötigte Material vorhanden?
- Vorbereitung von Flipcharts und Moderationswänden
Seminartag:
- kurze Teambesprechung
- Ansprechende Gestaltung des Seminarraumes
- Überprüfen, ob die Technik funktioniert!
Wichtig: Sämtliche Vorbereitungen für das Seminar müssen abgeschlossen sein BEVOR die ersten TeilnehmerInnen eintreffen!